Veracity

Free Trial

Digital Signature | Veracity – Giải pháp chữ ký số

Fusion Solution cung cấp dịch vụ triển khai chữ ký số (Digital Signature) và DocuSign – giải pháp ký điện tử tiên tiến, có khả năng tích hợp với quy trình nghiệp vụ (Workflow) để tự động hóa quy trình phê duyệt. Ví dụ: hệ thống có thể tự động gửi email kèm theo tài liệu đã ký số tới nhà cung cấp, giúp việc phát hành đơn đặt hàng (PO) diễn ra hoàn toàn tự động và có giá trị pháp lý.

Tại Thái Lan hiện nay, nhiều cơ quan như Cục Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc các ngân hàng đã bắt đầu ban hành quy định về việc sử dụng chữ ký số. Trong tương lai gần, việc mở tài khoản ngân hàng hoặc đăng ký vay vốn sẽ thay đổi từ quy trình nộp hồ sơ giấy sang quy trình điện tử hóa kết hợp chữ ký số, nhằm tăng độ tin cậy và minh bạch.

Chữ ký số đã được pháp luật công nhận và đang dần thay thế cho việc ký tay truyền thống trong nhiều ngành như Bảo hiểm, Thuế, Ngân hàng

Tài liệu điện tử hiện được đánh giá đáng tin cậy hơn giấy tờ, bởi dữ liệu luôn được lưu trữ trong hệ thống máy tính và dễ truy xuất. Chữ ký số đang dần trở thành xu hướng bắt buộc đối với các doanh nghiệp hiện đại.

Dịch vụ của Fusion Solution

  • Phát triển giải pháp xác thực tài liệu chính hãng (PO, hóa đơn điện tử, E-Tax)
  • Triển khai hợp đồng số thay thế giấy, hỗ trợ lưu trữ dễ dàng
  • Phát triển hệ thống đặt hàng điện tử có xác minh danh tính người đặt
  • Xây dựng hệ thống quản lý hợp đồng (M-Contract)
  • Tích hợp chữ ký số với Document Management System (SharePoint)
  • Triển khai hạ tầng Azure phục vụ hệ thống chữ ký số (Signature System).

Chữ ký số (Digital Signature) là gì?

Là dạng “vân tay điện tử”, được mã hóa gắn liền với tài liệu, dùng để xác thực người ký và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu. Chữ ký số sử dụng chuẩn mã hóa PKI – Public Key Infrastructure, nhằm đảm bảo mức độ an toàn và được công nhận cao nhất.

Lợi ích của chữ ký số 

  • Không cần in ấn và quét chữ ký tay
  • Tiết kiệm thời gian – ký tài liệu chỉ với vài cú click
  • Dễ sử dụng ở mọi nơi, mọi thiết bị, cho mọi quy mô doanh nghiệp
  • Có giá trị pháp lý, xác minh được 100% tài liệu phát sinh từ đơn vị
  • Ngăn chặn chỉnh sửa nội dung tài liệu 100%
  • Tự động hóa quy trình, giảm nhân sự quản lý giấy tờ
  • Không giới hạn số lượng chữ ký trên tài liệu
  • Theo dõi tài liệu chưa ký
  • Góp phần giảm thiểu sử dụng giấy
Free-ทดสอบการทำ-E-signature-768x402

Ứng dụng thực tế:

  • Hợp đồng bảo hiểm
  • Đăng ký tài liệu với cơ quan nhà nước
  • Bảng điểm & chứng nhận học tập
  • Giấy chứng nhận chứng thực
  • Hóa đơn điện tử (E-Tax Invoice)
  • Biên lai điện tử (E-Receipt)

So sánh Digital Signature và E-Signature:

Chữ ký điện tử (Electronic Signature) và chữ ký số (Digital Signature) có thể được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng thực tế hai khái niệm này khác nhau.
Sự khác biệt quan trọng giữa hai loại này là:
Chữ ký số chủ yếu được sử dụng để bảo mật tài liệu và được cấp phép bởi các tổ chức chứng thực (Certificate Authority).
Trong khi đó, chữ ký điện tử thường liên quan đến việc ký kết hợp đồng mà người ký có sự đồng thuận.
Thông tin chi tiết hơn về sự khác biệt giữa hai loại chữ ký được trình bày bên dưới.
  • Chữ ký số (Digital Signature) không phải là việc ký bằng bút trên máy tính bảng, mà là việc sử dụng thông tin từ tổ chức chứng thực (CA – Certificate Authority) để đóng dấu điện tử lên tài liệu.
Chữ ký số.Chữ ký điện tử
Dùng để bảo mật tài liệu.Được sử dụng chủ yếu trong việc kiểm tra tài liệu.
Chữ ký số được cấp phép và kiểm soát bởi cơ quan cấp chứng nhận.Không được cơ quan nào chứng nhận
Bao gồm các tính năng bảo mật bổ sung.Mức độ bảo mật thấp hơn
Các loại chữ ký số phổ biến thường sử dụng Adobe và Microsoft.Có nhiều loại chữ ký điện tử, chẳng hạn như chữ ký được tạo bằng phần mềm hoặc chữ ký viết tay được quét lại.
Có thể xác minh chữ ký số.Chữ ký điện tử không thể xác thực được
Yêu cầu nhiều hơn so với chữ ký điện tử thông thường vì mức độ chính xác cao.Việc sử dụng đơn giản, tuy nhiên độ tin cậy thấp hơn so với các phương thức khác.
Mối quan tâm đặc biệt liên quan đến việc bảo mật tài liệu.Bày tỏ mong muốn ký hợp đồng

Mô hình triển khai phổ biến:

  • Nội bộ: áp dụng cho báo cáo, văn bản nội bộ không yêu cầu pháp lý cao
  • Giữa các doanh nghiệp: ví dụ như gửi PO cho nhà cung cấp, không yêu cầu xác nhận pháp lý
  • Có giá trị pháp lý: hóa đơn điện tử, bảng điểm, hợp đồng chính thức

Cấu trúc hệ thống

  • Tài liệu gốc (PDF)
  • Chứng chỉ CA (Certificate Authority): có thể mua từ nhà cung cấp như CAT hoặc tự phát hành
  • Thiết bị bảo mật CA Key (VD: Thales)
  • Phần mềm tích hợp chữ ký CA vào tài liệu (do Fusion Solution phát triển)

Giải pháp triển khai:

  • Dùng giải pháp bên thứ ba: Phù hợp với nhu cầu đơn giản (DocuSign)
  • Tự phát triển hệ thống: Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều loại tài liệu và yêu cầu tích hợp sâu (ví dụ: hóa đơn điện tử)
  • Kết hợp cả hai: Thuê ngoài cho E-Tax, triển khai nội bộ cho tài liệu nội bộ

Cách tạo chữ ký số như thế nào?

Các nhà cung cấp như DocuSign cung cấp nền tảng trực tuyến để gửi và ký tài liệu bằng công nghệ chữ ký số. Giao diện thân thiện, hỗ trợ toàn bộ quy trình ký kết online và tích hợp với CA phù hợp để cung cấp chứng thư số.
Khi ký tài liệu, bạn chỉ cần:

  • – Truy cập email nhận tài liệu
  • – Xác minh danh tính theo yêu cầu
  • – Điền biểu mẫu ký online là hoàn tất

PKI (Public Key Infrastructure) là gì?

Là hạ tầng mã hóa tạo ra cặp khóa: Private Key (bí mật) và Public Key (công khai). Private Key chỉ người ký nắm giữ để ký tài liệu, Public Key dùng để xác thực chữ ký đó.
PKI yêu cầu:

  • – Chứng thư số (CA)
  • – Phần mềm tạo/chèn chữ ký
  • – Công cụ quản lý hạn sử dụng, gia hạn và thu hồi chứng chỉ

CA (Certificate Authority) là gì?

CA là tổ chức bên thứ ba được tin cậy, cung cấp chứng thư số để đảm bảo:
  • – Người gửi và nhận đều sử dụng chứng thư từ nguồn hợp lệ
  • – Chữ ký số phát sinh từ quy trình an toàn và xác thực

DocuSign có phải là CA không?

DocuSign đóng vai trò là CA trong hệ sinh thái riêng. Người dùng có thể:
  • – Ký và gửi tài liệu với chứng thư từ DocuSign Express
  • – Dùng DocuSign Appliance để tạo chứng thư nội bộ riêng
  • – Hỗ trợ nhiều nền tảng CA nổi bật như OpenTrust (EU) hay SAFE-BioPharma
 

Chứng chỉ số (Digital Certificate) là gì?

Là tệp tin điện tử chứa Public Key và thông tin xác thực đi kèm (tên tổ chức…). Tài liệu này được CA phát hành và có thời hạn hiệu lực, dùng để tạo ra chữ ký số.

Tính hợp pháp của eSignature

eSignature sử dụng công nghệ chữ ký số đã được công nhận hợp pháp:

  • – EU: ban hành quy định eSignature từ năm 1999 (eIDAS)
  • – Mỹ: luật ESIGN 2000, công nhận hợp pháp hóa tài liệu điện tử như tài liệu giấy

Các doanh nghiệp toàn cầu và địa phương đang dần áp dụng công nghệ này để:

  • – Tuân thủ luật pháp từng khu vực
  • – Đáp ứng quy định ngành như FDA 21 CFR Part 11 (Life Sciences)

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số?

  • Đáp ứng tiêu chuẩn của từng quốc gia và ngành
  • Dễ triển khai, tiết kiệm chi phí và thời gian xử lý
  • Tăng độ tin cậy và khả năng xác minh tài liệu
  • Bảo vệ tài liệu khỏi giả mạo, chỉnh sửa sau khi ký

Khách Hàng Tiêu Biểu

  • Bangkok Life Assurance: Quản lý hợp đồng bảo hiểm, xác nhận PO
  • INSEE Cement: Lưu trữ hóa đơn điện tử
  • KFC Thái Lan: Lưu trữ hợp đồng điện tử

Bài Viết Liên Quan

signer-1024x508

Câu Hỏi Thường Gặp

  • Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ký số không?
    • Có. Tuy nhiên cần tuân thủ chuẩn PKI và quản lý CA Key một cách an toàn tuyệt đối, tránh bị truy cập trái phép.
  • Bước đầu để triển khai là gì?
    • Đầu tiên cần đăng ký chứng thư số CA cho doanh nghiệp tại đơn vị cấp chứng thư đáng tin cậy.

Nội Dung Liên Quan

Giải pháp Chữ ký số (Digital Signature Solution)

Giải pháp DocuSign (Chữ ký số)

Chữ ký điện tử và tài liệu trong kỷ nguyên số

Giải pháp Chữ ký số

DocuSign-Cloud-Service-1024x441

DocuSign Service