🚀 Hướng dẫn chuẩn hóa không gian làm việc Microsoft 365 – Thiết lập Teams, SharePoint và OneDrive cho doanh nghiệp

Microsoft Teams được ví như “văn phòng số” của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có quy tắc chuẩn hóa ngay từ đầu, hệ thống rất dễ trở nên hỗn loạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn triển khai đúng chuẩn kỹ thuật và vận hành thực tế.

3.1. Xây dựng mô hình Teams phù hợp với cấu trúc doanh nghiệp

Không có mô hình chung cho tất cả. Tùy vào lĩnh vực, doanh nghiệp có thể chọn:

A. Mô hình theo phòng ban (Department-based)

Phù hợp cho doanh nghiệp có quy trình ổn định như: ngân hàng, sản xuất, logistics, hành chính công.

Ví dụ:

• Teams: HR
  → Channels: Tuyển dụng, Chấm công, Lương thưởng

• Teams: Finance
  → Channels: Kế toán, Ngân sách, Báo cáo

Điểm mạnh: dễ quản trị, phân quyền đơn giản.
Điểm hạn chế: không phù hợp với doanh nghiệp có nhiều dự án.

B. Mô hình theo dự án (Project-based)

Thích hợp cho: IT, agency, consulting, marketing.

Ví dụ:

• Teams: Project CRM Upgrade

• Teams: Mobile App Revamp

• Teams: Rebranding 2025

Điểm mạnh: rõ ràng theo phạm vi công việc.
Điểm hạn chế: số lượng Teams có thể quá nhiều nếu không kiểm soát.

C. Mô hình kết hợp (Hybrid Model) — phổ biến nhất

Phòng ban → Channel → Dự án
Ví dụ:

Teams: Marketing

• Brand Strategy

• Campaign 01

• Campaign 02

• Reporting

→ Đây là mô hình được Microsoft khuyến nghị cho các tổ chức trên 500 nhân viên.

3.2. Chuẩn hóa hệ thống Channel trong Teams

Channel là “đơn vị tổ chức” trọng yếu. Thay vì để người dùng tạo tự do, doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc:

Quy tắc đặt tên

• 00-General

• 01-Tasks

• 02-Documents

• 03-Meetings

• 04-Project A

• 05-Reporting

Mỗi Channel có mục đích rõ ràng, giúp người mới dễ tiếp cận.

3.3. Tách biệt loại Channel: Standard – Private – Shared

• Standard: dùng cho toàn nhóm

• Private: dùng cho tài liệu nhạy cảm

• Shared: dùng để giao tiếp với bộ phận khác mà không cần tạo thêm nhóm

Shared Channel thường bị hiểu nhầm nhưng đây là một tính năng quan trọng để giảm lạm dụng Private Channel.

3.4. Tích hợp ứng dụng vào Teams thay vì mở nhiều phần mềm

Microsoft khuyến nghị doanh nghiệp tích hợp:

• Planner (quản lý công việc)

• Loop Components (ghi chú linh hoạt theo thời gian thực)

• Power BI (dashboard trực tiếp trong Teams)

• Power Automate (tự động hóa quy trình)

• SharePoint Library (kho tài liệu chính thức của nhóm)

Việc này giúp nhân viên làm việc trong 1 nền tảng, tăng tốc 20–30% hiệu suất.