Microsoft 365 là gì và vì sao doanh nghiệp nên sử dụng?
Microsoft 365 là bộ giải pháp văn phòng hiện đại tích hợp các công cụ làm việc quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint cùng với hệ sinh thái hỗ trợ cộng tác như Teams, Outlook, OneDrive và SharePoint. Không chỉ đơn thuần là phần mềm, Microsoft 365 hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp người dùng có thể truy cập, làm việc và chia sẻ dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Với nhu cầu làm việc linh hoạt và bảo mật dữ liệu ngày càng cao, việc nắm vững hướng dẫn sử dụng Microsoft 365 là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính kết nối trong nội bộ.
1. Truy cập tài khoản và thiết lập cơ bản
Truy cập qua website: https://www.microsoft.com/vi-vn/
Đăng nhập bằng tài khoản công ty (được cấp từ IT)
Thiết lập ngôn ngữ, múi giờ, đồng bộ với thiết bị di động
Tải ứng dụng Microsoft 365 về PC hoặc điện thoại (Outlook, Word, Teams…)
✅ Lưu ý: Luôn bật xác thực đa yếu tố (MFA) để tăng cường bảo mật.
2. Làm việc nhóm hiệu quả với Microsoft Teams
Tạo nhóm làm việc theo phòng ban, dự án
Gọi video, chat nhóm, chia sẻ file trực tiếp trên Teams
Gắn nhiệm vụ, theo dõi tiến độ trên Planner hoặc To Do tích hợp
Teams giúp thay thế email nội bộ, giảm thời gian trao đổi và nâng cao tinh thần cộng tác.
3. Chia sẻ và lưu trữ thông minh với OneDrive & SharePoint
OneDrive: Lưu trữ file cá nhân, chia sẻ nhanh với đồng nghiệp
SharePoint: Quản lý tài liệu nhóm, xây dựng thư viện nội dung chung
Phiên bản hóa tài liệu: Truy xuất lại các phiên bản cũ khi cần
📁 Gợi ý: Mỗi bộ phận nên có một SharePoint riêng để tăng hiệu quả tổ chức dữ liệu.
4. Sử dụng Outlook và Calendar để tối ưu thời gian
Quản lý email chuyên nghiệp với các nhãn, thư mục, quy tắc tự động
Lên lịch họp, đặt lời mời, chia sẻ lịch nhóm
Tích hợp Teams trong lịch họp để gọi video dễ dàng
⏰ Outlook là trung tâm điều phối công việc trong Microsoft 365.
5. Làm việc đồng thời trên Word, Excel, PowerPoint
Cộng tác theo thời gian thực (real-time co-authoring)
Thêm nhận xét, gợi ý, phản hồi ngay trong tài liệu
Không cần gửi qua lại file – tất cả được lưu tự động trên cloud
✨ Tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, tránh trùng lặp tài liệu.
6. Quản lý quyền truy cập và bảo mật dữ liệu
Gắn quyền xem/chỉnh sửa cho từng file, từng người
Thiết lập thời hạn truy cập nếu cần chia sẻ ngoài công ty
Xóa quyền bất kỳ lúc nào chỉ với vài thao tác
🔐 Microsoft 365 giúp kiểm soát dữ liệu nội bộ tốt hơn, ngay cả khi làm việc từ xa.
Kết luận
Việc sử dụng hiệu quả Microsoft 365 không chỉ giúp cá nhân làm việc nhanh chóng mà còn nâng cao khả năng cộng tác toàn doanh nghiệp. Từ giao tiếp đến lưu trữ, bảo mật – tất cả đều được tích hợp trong một nền tảng duy nhất. Hãy bắt đầu từ những thao tác cơ bản, sau đó mở rộng ứng dụng theo từng phòng ban để khai thác hết tiềm năng của hệ sinh thái Microsoft 365.
các bài viết liên quan
khám phá các ứng dụng của chúng tôi
- Jarviz (Phần mềm chấm công)
- SeedKM (Hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp)
- Optimistic (Phần mềm nhân sự)
- Veracity (Chữ ký số)
- CloudAccount (Phần mềm kế toán)
