🚀 Hướng dẫn triển khai Copilot for Microsoft 365 trong doanh nghiệp – Quy trình chuẩn và các bước cấu hình chi tiết

🔵 Bước 1 – Chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu Microsoft 365

1. Kiểm tra mức độ phân quyền SharePoint

• Ai được truy cập thư mục nào?

• Có thư mục nào đang để Everyone = Read?

• Các site, thư viện có bị kế thừa quyền sai không?

2. Chuẩn hóa cấu trúc tài liệu

Microsoft khuyến nghị: Clean Data → Clean Copilot Output

Quy trình gồm:

• Gom nhóm thư mục theo phòng ban

• Đặt tên file đồng nhất

• Phân loại tài liệu theo Loại – Mức độ nhạy cảm

🔵 Bước 2 – Kích hoạt Microsoft Purview để bảo vệ dữ liệu

Đây là lớp bảo mật quan trọng nhất để Copilot không hiển thị nhầm thông tin.

Thiết lập:

• Information Protection (MIP) → gán nhãn Confidential, Highly Confidential

• Data Loss Prevention (DLP) → ngăn nội dung nhạy cảm được gửi ra ngoài

• Retention Policies → quản lý vòng đời tài liệu

🔵 Bước 3 – Cấp license Copilot cho người dùng

Với doanh nghiệp lớn:

• Duyệt theo nhóm phòng ban (HR, Tài chính, Sale, IT…)

• Không cấp đại trà

• Kiểm tra phân quyền trước khi bật

Với doanh nghiệp vừa:

• Cấp theo nhóm “Power User”, “Khối văn phòng”, “Quản lý”

🔵 Bước 4 – Cấu hình bảo mật cho Copilot

Trong Admin Center, kích hoạt:

• MFA bắt buộc

• Conditional Access

• Sign-in risk policy

• Session timeout

Trong Purview:

• Bật kiểm tra nội dung (Content scanning)

• Bật Audit (Highly Recommended)

• Bật Sensitivity Labels bắt buộc cho file Office

🔵 Bước 5 – Cấu hình Copilot trong các ứng dụng Teams – Word – Excel – Outlook

✔ Copilot trong Teams

• Cho phép ghi chú tự động

• Bật Meeting Recap AI

• Bật Transcript

• Phân quyền người được phép ghi âm cuộc họp

✔ Copilot trong Outlook

• Tích hợp triage email

• Tự động tóm tắt chuỗi email dài

• Đề xuất trả lời

✔ Copilot trong Word / Excel / PowerPoint

• Kích hoạt Compose, Rewrite, Summarize

• Cho phép người dùng truy vấn dữ liệu SharePoint trực tiếp từ Copilot

🔵 Bước 6 – Đào tạo người dùng (AI Literacy)

Copilot chỉ mạnh khi người dùng biết cách tương tác.

Chương trình đào tạo nên bao gồm:

• Cách viết Prompt hiệu quả

• Cách đọc Recap trong Teams

• Cách yêu cầu Copilot tạo tài liệu

• Cách kiểm tra thông tin AI tạo ra

• Quy tắc nội bộ để sử dụng AI an toàn

• Điều gì được phép và không được phép hỏi Copilot

🔵 Bước 7 – Theo dõi & tối ưu hiệu quả Copilot

Doanh nghiệp cần đo lường:

• Mức sử dụng AI theo phòng ban

• Loại tác vụ được dùng nhiều nhất

• Tỷ lệ người dùng quay lại

• Chất lượng nội dung AI tạo ra

Công cụ theo dõi:

• Microsoft Admin Center

• Productivity Score

• User Analytics trong Teams

• Viva Insights